Audit
Cahier des charges
Politique d'impression
Accompagner le changement
Assistance au déploiement
Gouvernance d'impression

Audit d'impression

Nombre d’organisations souhaitent améliorer leur coût de fonctionnement et leur empreinte carbone. Une démarche plus écoresponsable suppose d’apprécier le chemin à parcourir vers un usage plus raisonné. Un simple inventaire, comme trop souvent proposé par vos fournisseurs, ne suffit pas à satisfaire cette ambition.

Nos audits sont volontairement très qualitatifs, ils prennent en compte tous les leviers de progrès (amélioration des usages et des flux métiers, bonne utilisation des matériels, optimisation financière …) et proposent différents scenarios d’évolution selon les objectifs affichés.

Les livrables de nos audits sont publiés sur notre application en mode SaaS (SOPline), il est ainsi aisé pour un client d’évoluer en gouvernance et ainsi disposer de tous ces indicateurs en temps réel.

Cahier des charges

Moderniser son parc suppose allier la qualité de service attendue des utilisateurs et les technologies capables d’optimiser les flux documentaires.

Les compétences requises sont rarement présentes au sein des services informatiques et achats.

Au fil des accompagnements, en environnement public ou privé, nous sommes devenus experts dans la rédaction de cahier des charges volontairement orientés service.

Notre démarche d’assistance s’adapte au contexte du client, elle débute par une expression de besoin jusqu’à l’aide au choix du futur prestataire.

Politique d'impression

La politique d’impression est l’outil nécessaire pour définir les droits et devoirs de chacun (organisation, utilisateur) dans une démarche d’amélioration des flux documentaires.

Elle permet de fixer les valeurs de certains indicateurs pour les années futures et d’afficher les règles de dotations (et ainsi de cesser d’émettre des demandes abusives à l’informatique).

Accompagner le changement

Accompagner le changement suppose de mettre en œuvre les moyens et les outils pour communiquer auprès des utilisateurs.

L’élaboration du plan de communication va permettre d’ébaucher une stratégie selon les objectifs affichés.

Par expérience, les utilisateurs n’iront pas chercher l’information, il faut donc la leur restituer sans susciter d’effort.

Pour cette principale raison, nous privilégions la pose d’affiches délivrant un message institutionnel au dessus des points d’impression et la publication des indicateurs plus personnalisés.

Assistance au déploiement

La phase de rénovation du système d’impression peut s’avérer très consommatrice de temps. Les directions informatiques étant très sollicitées par les divers projets de digitalisation, nous les assistons dans cette phase de pilotage en prenant le rôle de chef de projet. Grâce à nos outils, spécialement développés pour nos besoins et ceux de nos clients, la démarche est grandement facilitée, assurant ainsi un haut niveau de qualité de service.

Gouvernance d'impression

Les outils existants (outils constructeurs, analyse d’usage, gestion du parc, Excel) ne procurent que peu d’aide à la décision en phase de modernisation, c’est probablement pour cette raison que nous produisons tant d’audit.

Lors des comités de suivi auquel nous assistons, il est regrettable que les clients ne disposent d’aucune information pour amender les données présentées par leur fournisseur.

La vérification des factures, quand elle est faîte, est une charge très importante.

Fort de ces constats, nous avons développé un portail qui vient parfaire l’architecture du système d’impression et ainsi fournir en temps réel toutes les informations nécessaires à son pilotage.